Het Nederlandse UBO-register opent op 27 september 2020 de digitale deuren. Ondernemingen en organisaties die nu al in het Handelsregister staan hebben na die datum 18 maanden de tijd om een uiteindelijk belanghebbende (UBO) in te schrijven. Nieuwe inschrijvers moeten direct al een UBO opgeven.

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Dit zijn de personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Denk aan personen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv. Of personen die meer dan 25% direct of indirect eigendomsbelang hebben in een vof of maatschap.

Waarom komt er een UBO-register?
Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving. Het gaat bijdragen aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen personen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter juridische entiteiten. Daarnaast kunnen personen en organisaties door de openbaarheid van het register beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken doen.

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij KVK.

Moet ik ook UBO’s gaan inschrijven?
Organisaties met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om UBO’s in te schrijven:

• niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• stichtingen
• verenigingen:
  • met volledige rechtsbevoegdheid
  • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
• onderlinge waarborgmaatschappijen
• coöperaties
• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
• rederijen
• Europese naamloze vennootschappen (SE)
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)

Kerkgenootschappen zijn ook verplicht UBO’s in te schrijven. Het is nog onbekend wanneer dit mogelijk is; als dit bekend is worden de kerkgenootschappen hierover geïnformeerd.

Geen opgaveplicht
Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan heb je geen opgaveplicht:

• eenmanszaken
• beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
• verenigingen van eigenaars
• rechtspersonen in oprichting
• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
• publiekrechtelijke rechtspersonen
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) hebben geen registratieplicht in Nederland. De Ltd of GmbH moet UBO’s inschrijven in het land van oprichting.

De verwerking van persoonsgegevens in het UBO-register zal conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gebeuren.

Wanneer kan ik de UBO’s van mijn organisatie gaan inschrijven?
Vanaf 27 september 2020 08.00 uur kun je je UBO’s inschrijven.

Bestaande organisatie
KVK stuurt tijdig een brief aan alle opgaveplichtige organisaties die in het Handelsregister staan. In deze brief staat hoe je de UBO’s kan inschrijven. Dit kan online, via een formulier (post) of via de notaris. Je hebt tot 27 maart 2022 de tijd om opgave te doen. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

Je hoeft niet te wachten op de uitnodiging. Vanaf 27 september kun je via www.kvk.nl/ubo UBO’s inschrijven. Alleen de tekenbevoegden binnen je organisatie mogen UBO’s inschrijven.

Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen.

Startende organisatie
Vanaf 27 september moeten opgave plichtige organisaties een of meer UBO’s inschrijven, anders krijgen zij geen KVK-nummer.

Startende organisaties schrijven hun UBO’s in tijdens het registratieproces aan de balie, of bij de notaris. Ze kunnen niet online hun UBO’s inschrijven. Startende organisaties betalen standaard eenmalig een inschrijfvergoeding. Het inschrijven van UBO’s is kosteloos.

Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO’s bekijken?
Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

• voor- en achternaam
• geboortemaand en –jaar
• nationaliteit
• woonland
• de aard en omvang van het belang

Een deel van de UBO-gegevens zijn niet openbaar. Deze kunnen uitsluitend worden ingezien door bevoegde autoriteiten (zoals het Openbaar Ministerie). Zij gebruiken deze gegevens om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Hebt u vragen over hoe het UBO-register werkt? Welke persoon of personen van uw vennootschap of entiteit kwalificeren als UBO? Welke informatie u nodig heeft en/of hoe de registratie van die UBO-informatie bij het handelsregister plaatsvindt? Neem gerust contact op met een van onze specialisten.