Een belangrijke vraag voor elke ondernemer: hoe lang bewaar ik mijn administratie?
Het bewaren van administratie is een belangrijk onderwerp voor elke ondernemer. Maar hoe lang moet je bepaalde documenten wettelijk gezien nu eigenlijk bewaren? Dat verschilt per document. We leggen je in deze blog uit hoe dat zit.
Waarom is het bewaren van administratie belangrijk?
Het bewaren van administratie is om verschillende redenen belangrijk. In de eerste plaats kan het nodig zijn om financiële- en andere bedrijfsinformatie te raadplegen, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden of juridische kwesties. Bovendien kunnen overheidsinstanties audits uitvoeren om te controleren of je aan alle regelgeving voldoet. Door je administratie goed te bewaren, ben je altijd in staat om aan die verzoeken te voldoen.
Hoe lang bewaar je welk document?
Er zijn verschillende soorten documenten die je moet bewaren, waaronder financiële verslagen, contracten, loonadministratie en correspondentie met klanten of leveranciers. Elk type document heeft zijn eigen bewaartermijn.
Financiële verslagen
Financiële verslagen, zoals balansen, jaarrekeningen en facturen, moeten minimaal zeven jaar worden bewaard. Belastingautoriteiten gaan vaak tot zeven jaar terug bij het uitvoeren van een belastingcontrole. Door je financiële verslagen zorgvuldig te bewaren, kun je deze eenvoudig overhandigen wanneer dat nodig is.
Contracten en juridische documenten
Contracten en andere juridische documenten moeten worden bewaard zolang ze van kracht zijn en gedurende een periode van ten minste vijf jaar nadat ze zijn beëindigd. Dit is belangrijk omdat er in de toekomst mogelijk geschillen kunnen ontstaan waarvoor je bewijsmateriaal nodig hebt. Zorg er daarom voor dat je alle relevante contracten en juridische documenten veilig opslaat.
Tip: Kies voor een cloud-oplossing.
Cloudopslagdiensten bieden een veilige en gemakkelijke manier om je documenten op te slaan. Bescherm je digitale documenten met wachtwoorden en versleuteling.
Loonadministratie
Loonadministratie moet minimaal vijf jaar worden bewaard. Denk hierbij aan salarisstrookjes, loonbelastingverklaringen en jaaropgaven. Houd er rekening mee dat sommige documenten, zoals arbeidsovereenkomsten, langer bewaard moeten worden. Raadpleeg eventueel een specialist om ervoor te zorgen dat je aan alle vereisten voldoet.
Correspondentie met klanten of leveranciers
Correspondentie met klanten of leveranciers moet gedurende ten minste vijf jaar worden bewaard. Dit kan handig zijn bij eventuele geschillen of vragen die in de toekomst kunnen ontstaan. Door je correspondentie goed te organiseren en te bewaren, heb je altijd toegang tot belangrijke communicatie met zakelijke partners.
Veilig vernietigen van documenten
Zodra de bewaartermijn voor bepaalde documenten is verstreken, is het belangrijk om ze veilig te vernietigen. Veel bedrijven maken gebruik van shredders of laten hun documenten professioneel vernietigen. De beste manier om digitale documenten veilig te vernietigen, is door gebruik te maken van gespecialiseerde software of diensten. Met deze tools maken kan je bestanden permanent verwijderen. Hierdoor voorkom je dat gevoelige of vertrouwelijke informatie in verkeerde handen terechtkomt.
Overstappen naar digitale administratie
Met alle digitale ontwikkelingen is het verstandig om over te stappen op een volledig digitale boekhouding.
Tip: Profiteer van de voordelen van online boekhoudprogramma’s
Het gebruik van online boekhoudprogramma’s biedt niet alleen een betere controle over administraties, maar ze dragen ook bij aan het naleven van wettelijke bewaarplicht en het waarborgen van extra beveiliging. Dankzij goed beveiligde firewalls en versleutelde sleutels worden administraties automatisch opgeslagen in de cloud met behulp van een degelijk online boekhoudprogramma. Dit fungeert als een digitale kluis op een veilige locatie, alleen toegankelijk voor accountants, ondernemers en de Belastingdienst tijdens controles.
Neem de tijd voor je administratie
Het bewaren van administratie is dus een verplichting voor elke ondernemer. Door de juiste bewaartermijnen te hanteren en documenten op de juiste manier te vernietigen wanneer ze niet langer nodig zijn, zorg je ervoor dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet. Neem de tijd om je administratie goed te organiseren en volg de richtlijnen die in dit artikel worden genoemd. Zo kun je altijd gemakkelijk toegang krijgen tot belangrijke informatie en problemen voorkomen. Kun je wel wat hulp gebruiken of heb je vragen? Neem gerust contact op met één van onze specialisten.
