U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Een goede administratie is ook van belang voor uw belastingzaken. U vult uw belastingaangiften in op basis van uw administratie. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren.

Waarom is het belangrijk dat u gegevens goed bewaart?
Is uw administratie niet volledig? Of bewaart u uw administratie niet lang genoeg? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.

Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en uw aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen. Zoals de kleineondernemersregeling voor de btw, of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.

Welke gegevens moet u bewaren?
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controle berekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda’s en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden
• gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie

Tip!
Houd bij hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt. U vindt meer informatie over het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek bij Ondernemersaftrek.

Hoe moet u gegevens bewaren?
U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. Zorg er wel voor dat wij uw administratie binnen een redelijke termijn kunnen controleren.

U kunt met ons afspraken maken over:

• de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
• het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)

Neem daarvoor contact op met uw belastingkantoor.

Computerprogramma’s en bestanden
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht.

Let op!
Maak regelmatig op papier berekeningen om de aansluiting tussen uw administratie, uw aangiften en de jaarrekening te controleren. Bewaar deze (klad)berekeningen bij uw administratie. Wij zullen u daarnaar vragen.

Administratieve verplichtingen voor de btw
Voor uw btw-aangifte moet u nog met een aantal andere zaken rekening houden. Daarover leest u meer bij Btw/Administratie bijhouden.

Administratieve verplichtingen voor de loonheffingen
Ook voor uw aangifte loonheffingen zijn er nog andere zaken waar u op moet letten. Over de loonadministratie leest u meer in het Handboek Loonheffingen. U vindt dit handboek op de pagina Loonheffingen.

Keurmerken
Er zijn keurmerken voor kassasystemen, systemen voor rittenregistratie en administratiesoftware.

Maakt u gebruik van een systeem met zo’n keurmerk, dan gaan wij ervan uit dat uw gegevens betrouwbaar zijn.

Hoelang moet u gegevens bewaren?
Dat hangt van het soort gegevens af:

Wat zijn basisgegevens?

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie
• gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden

Bronvermelding
Belastingdienst. Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften. Geraadpleegd op 11 juli 2022.